Postoje strategije koje se mogu primjeniti u programima obuke zaposlenika kako bi im se pomoglo steći samopouzdanje i učinkovito, u svakodnevnim radnim situacijama, primjeniti naučeno. 

Uspješan proces zapošljavanja i program edukacije zaposlenika može biti dugotrajan i skup. Trud i trošak se isplati kada iz procesa izađe učinkovit i produktivan novi član tima.

Novim zaposlenicima često je teško u stvarnim poslovnim situacijama učinkovito primijeniti sve ono što su naučili tijekom edukacije. Mogu se događati greške, a menadžeri često moraju uskočiti kako bi riješili problem i usmjerili zaposlenike postupati ispravno. 

Loš prijenos znanja može narušiti produktivnost tvrtke i moral zaposlenika, ali srećom, postoje strategije koje se mogu primjeniti u programima obuke zaposlenika kako bi im se pomoglo steći samopouzdanje i učinkovito, u svakodnevnim radnim situacijama, primjeniti ono što su naučili.

Prijenos znanja u radnom okruženju proces je preuzimanja svega što ste naučili o poslu tijekom programa osposobljavanja i njegova primjena – ili prijenos – tog znanja na situacije u stvarnom radnom okruženju. Iako je svaka trvrtka drugačija, prijenos znanja obuhvaća pripremnu, aktivnu i evaluacijsku fazu.

1. Jasno odredite ciljeve i ishode učenja

Prije početka bilo kakvog treninga, bitno je odrediti njegovu svrhu i jasno identificirati ciljeve i željene rezultate. Identificiranje ciljeva učenja standardna je praksa u obrazovanju. Često se ciljevi navode na početku poglavlja u udžbeniku, studije slučaja ili predavanja. Sudionici tako znaju što mogu očekivati, dobivaju predodžbu o trenažnom procesu kroz koji će proći i o tome što se od njih očekuje na kraju tog procesa.

Kad zaposlenici znaju što bi trebali biti rezultati procesa, svjesniji su o čemu uče i koje su informacije najvažnije. Na primjer, situacija kada obučavate agente korisničke službe kako pravilno zaprimiti telefonske pritužbe. Na početku treninga najavili biste ciljeve i očekivane rezultate: naučiti ispravan način pozdravljanja kupaca; prepoznati kada kupca treba prebaciti na nadređenog; naučiti kako se treba nositi s agresivnim, neprijateljski nastrojenim kupcima. Budući da agenti korisničke službe znaju što se od njih očekuje nakon obuke, vjerojatnije je da će se usredotočiti na postupke povezane s ovim konceptima.

2. Koristite stvarne primjere

Kada obučavate svoje zaposlenike, bitno je koristiti što više primjera iz stvarnog života i iskustava stečena u realnim situacijama. Ako se obuka temelji isključivo na vježbama i teoriji, polaznici neće moći prenijeti u stvarnost ono što su naučili na takvim treninzima.

Neka pripravnici prate rad iskusnih zaposlenika, njihove terenske telefonske pozive i neka okuse stvarna iskustva. U kombinaciji s vježbama, takva stvarna iskustva mogu olakšati i poboljšati prijenos znanja i pomoći pripravnicima da razviju samoinicijativu.

3. Uključite menadžera

Menadžeri bi trebali sudjelovati u obuci svojih budućih zaposlenika. Oni točno znaju kako njihov odjel funkcionira i možda više vole specifične protokole s kojima djelatnici iz ljudskih resursa nisu upoznati. Menadžeri mogu novim zaposlenicima objasniti što od njih očekuju i prenijeti im iskustva s kojima se mogu susresti.

Ako zaposlenik treba komunicirati s drugim odjelima, idealno bi bilo da i voditelji tih odjela sudjeluju u obuci. Na primjer, ako obučavate svoje otpremnike, neka ih voditelji prodaje upute kako da obavijeste prodavače o tome kada su narudžbe njihovih kupaca otpremljene. To povećava učinkovitost i istovremeno sprječava barijera unutar tvrtke kada jedan odjel ne zna što se događa u drugim odjelima tvrtke.

4. Pružite novim zaposlenicima podršku i nakon završetka programa osposobljavanja

Na kraju programa osposobljavanja napravite brifing kako biste bili sigurni da zaposlenici razumiju kako bi trebali primijeniti vještine koje su naučili. Osim toga, bitno je polaznicima nakon obuke pružiti stalno dostupnu podršku.

Treba im omogućiti da postavljati pitanja, razmatraju koncepte i komuniciraju s iskusnijima kada imaju problema s prijenosom stečenog znanja u realne situacije.

5. Pronađite novim zaposlenicima mentore

Nakon završene obuke, uparite novog zaposlenika s mentorom u njihovom odjelu. Mentor bi trebao biti netko tko je već neko vrijeme na toj poziciji i može novog člana tima uvesti u posao. Razdoblje mentorstva može trajati ograničeno vrijeme, dok se nova osoba ne počne osjećati ugodno radeći posao.

Ključno je da mentor tijekom mentorskog razdoblja ima manje posla kako se ne bi osjećao pod pritiskom, preopterećen ili ogorčen zbog novog zaposlenika koji mu oduzima vrijeme i pažnju.

Što je transfer znanja

Transfer znanja obuhvaća učenje u određenom kontekstu i primjenu tog znanja u drugim situacijama. Postoje tri različite vrste prijenosa učenja.

Nadogradnja prethodno stečenog znanja ili iskustva: to je situacija kada osoba već ima neko iskustvo ili znanje koje se dotiče neke teme, a zatim ide na tečaj ili program obuke na kojem produbljuje to znanje.

Obnova stečenog znanja novim saznanjima: To je situacija kada je osoba upoznata s temom i sada obnavlja to znanje zbog nove tehnologije ili razvoja na tom području.

Primjena naučenog znanja u stvarnom okruženju: To je situacija kada osoba pohađa nastavu ili program osposobljavanja nakon kojeg se očekuje da stečeno znanje i vještine primijeni u realnim situacijama. Takav prijenos znanja najčešći je u radnom okruženju.

Zašto je prijenos znanja tako izazovan

Iako se prenošenje nečega što ste naučili u novu situaciju čini jednostavno, često je to vrlo izazovno. Ljudi različito reagiraju na programe obuke, pa čak i ako netko dobro razumije koncept tijekiom procesa, to ne znači da će ga uspješno prenijeti u stvarne situacije.

Uzmimo za primjer nogometni tim. Svake godine nekoliko igrača iz juniorskog pogona pridruži se prvom timu. Prvo odlaze na pripreme s prvim timom, zatim mogu otići na posudbu ili na dvojnu registraciju kako bi stekli iskustvo, a ako se potvrde dobiju poziv da se priključe stalnim treninzima prvog timu. I onda dobiju priliku zaigrati, vjerojatno prvo zamjene, a zatim i od početka utakmice. Mladi igrači prolaze duže ili kraće razdoblje učenja. Susreću se s izazovom prijenosa stečenog znanja tijekom treniranja u mlađim kategorijama u seniorske natjecateljske uvjete koje ne mogu kontrolirati.

Čak i ako su mlađim kategorijama i na seniorskim treninzima pokazali izuzetno dobre rezultate, na natjecateljskim utakmicama možda neće odmah biti jednako uspješni.

Kako menadžeri trebaju pristupiti prijenosu znanja

U takvim situacijama treneri odnosno menadžeri ne dovode u pitanje sposobnosti igrača, već razmišljaju o tome kako mogu poboljšati i olakšati igraču taj prijelaz. Mogu razmisliti kako poboljšati strukture vježbanja kako bi igrači prenijeli na teren što više onoga što su prethodno naučili.

Sličan način razmišljanja očekuje se i od vlasnika i menadžera tvrtki. Kada zaposlite nove zaposlenike s golemim potencijalom, ali vidite da na radnom mjestu ne ostvaruju očekivani učinak, nemojte odustati od njih. Razmislite kako možete unaprijediti proces obuke kako bi zaposlenici primijenili naučeno u stvarnom okruženju.

Zašto je prijenos znanja u radnom okruženju važan

Prijenos znanja snažno utječe na zaposlenike, menadžere i vlasnike tvrtki.

Kako prijenos znanja utječe na zaposlenike: Zamislite da ste novozaposleni član tima. Uzbuđeni ste zbog svog posla i upravo ste prošli kroz proces obuke i uvođenja u posao. Sada je vrijeme da ove informacije primijenite u praksi. Počinjete svoj posao, ali na kraju ostajete zbunjeni oko toga kako biste trebali obavljati svoje dužnosti. Pozivate se na svoje materijale za edukaciju, ali oni nisu jasni. Morate odlučiti hoćete li gnjaviti svog nadređenog pitanjima ili ćete nagađati koji je najbolji način da krenete naprijed i nadati se da ste u pravu. Zbunjeni ste, frustrirani i osjećate se nezadovoljno. Bojite se da ćete zbog toga izgubiti upravo stečeni posao.

Kako menadžer doživljava probleme s prijenosom znanja: Recimo da ste menadžer koji je nedavno doveo novu osobu u tim. Osjećate olakšanje jer će vaš tim dobiti pojačanje i bit će učinkovitiji. Ali novi je zaposlenik pogriješio i čini se da stalno treba vašu pomoć. To vam odvlači pozornost od drugih izazova za koje ste odgovorni i počinjete izgarati. Znate da je novi zaposlenik prošao kroz program obuke i da bi trebao znati što treba učiniti, a ne razumijete što je pošlo po zlu. Razočarani ste i frustrirani i možda preispitujete svoju odluku o zapošljavanju.

Kako vlasnik tvrtke doživljava probleme s prijenosom znanja: Ako ste vlasnik tvrtke, možda se pitate zašto novim zaposlenicima treba toliko vremena da postanu potpuno funkcionalni iako su prošli program obuke. Zabrinuti ste za produktivnost tvrtke jer se čini kako vaši novi zaposlenici nisu dovoljno samostalni. Moral trpi, a vi niste sigurni koga kriviti. Znate kako se nešto mora promijeniti.

Kako olakšati prijenos znanja

Uspjeh vašeg programa obuke ovisi o vašoj sposobnosti da olakšate prijenos znanja između  iskusnih i novih zaposlenika. To ne znači kako morate povećati ulaganja u obuku. Umjesto toga, usredotočite se na osiguranje alata za svoje programe obuke koji će im omogućiti biti uspješni.

Možda neće biti lako, ali što više vremena uložite na poboljšanje procesa prijenosa znanja, vaš dobitak bit će veći.

Izvor: Business.com
Prijevod: Tockanai
Prilagodba: Manager.ba