Naporan govornik, dosadna PowerPoint prezentacija i lonac ustajale kave. Tko ne bi volio sastanke? OK, tko ih voli? Loše vođeni sastanci dobivaju lošu reputaciju, no dobra sesija povećava produktivnost i olakšava suradnju među članovima tima.

Ključna razlika između izvrsnog sastanka i gubitka vremena? Sudionici.

Sljedeća tri tipa osobnosti poželjet ćete imati na svakom sastanku jer oni međusobno podržavaju svoje prednosti i snage te kolege održavaju fokusiranima na zadatak:

Lider određuje ton i dnevni red sastanka i pazi da svatko daje svoj doprinos. On zna delegirati i slušati te brzo djelovati kada treba posredovati u konfliktima.

Timski igrač bi idealno bila svaka osoba koja prisustvuje sastanku, ali često pojedinci dolaze na sastanke s vlastitim planovima. Zbog toga je potreban barem jedan timski igrač koji će u grupu unijeti energiju i entuzijazam. Ta osoba daje impuls time što željno prelazi na zadatak i nastoji rješavati konflikte koji se pojave.

Kreativni tip je osoba koja nudi svježe ideje i rješenja te radi dobro s timskim igračem da bi se zamišljeni koncept realizirao.

Nasuprot tome, sastanak bi bio bolji bez sljedeća četiri tipa osobnosti u konferencijskoj dvorani:

Negativna osoba kojoj je omiljena fraza “ovo nikada neće uspjeti”. Takva osoba ni u kojem pogledu ne doprinosi sastanku.

Nepripremljena osoba postavlja pitanja koja jasno pokazuju kako nije pripremljena. Ona ne može ponuditi kvalitetno mišljenje i troši vrijeme svih okupljenih prikupljajući informacije koje je trebala prikupiti unaprijed.

Sveznajuća osoba misli da je na sastanku na kojem joj ostali sudionici služe kao publika. Ona daje dugotrajne primjedbe o svakoj točki, omalovažavajući tuđa mišljenja.

Povučena osoba može imati sjajne ideje, ali ih nikada ne izražava. To nije netko koga je poželjno imati na brainstorming sastanku ili na sastanku na kome se rade planovi.

Konflikt kao katalizator napretka

Kada okupite nekoliko različitih osobnosti, neminovno je da će povremeno doći do nesuglasica. Konflikt može biti katalizator napretka, ali interpersonalni obračuni vjerojatno neće voditi vašu kompaniju naprijed. Takvi konflikti jamče sastanak na kojem se neće razgovarati o poslu i novi materijal za uredske tračeve.

Tijekom sastanka kojem sam prisustvovala u svojoj tvrtki, Confirm BioSciences, došlo je do konflikta između timskog igrača i tehničke osobe oko značajki proizvoda. Umjesto da dopusti da se sukob razvije, lider je zamolio sve da razmotre to pitanje bez zauzmanja strana te je zamolio one koji su u sukobu da preispitaju cilj projekta i kako se on uklapa u misiju tvrtke. Timski igrač je artikulirao problem, a kreativni je tip uskočio zajedno s tehničkom osobom da bi ustanovili način na koji grupa može utjecati na značajke proizvoda. Ono što je mogao biti nezgodan i neproduktivan sastanak pretvorilo se u priliku da se ponovno usredotočimo na cilj. To je bio najbolji scenarij.

Izbjegnite nesuglasice

Da biste izbjegli neugodne sukobe, organizirajte sastanke u trajanju od oko 30 minuta. Ako do sukoba dođe, preusmjerite razgovor tako da sastanak može završiti na vrijeme. Da biste postigli taj cilj, uspostavite “zonu bez kritike” i potaknite članove tima da prihvate različita gledišta. Moja tvrtka ima politiku da se svaki input čuje i razmotri. Različitost u idejama dobra je vrsta konflikta, ali osobni su napadi zabranjeni. Time se uspostavlja poštovanje i smanjuje nepotrebna napetost. Nijedna tvrtka nema potpuno skladan tim, ali osobne nesuglasice ne bi smjele ometati sastanke. Ako se pak pojave, nježno podsjetite one koji su uključeni da probleme riješe kada sastanak završi.

Pravi ljudi mogu vaš sastanak učiniti uspješnim ili ga upropastiti. Okupite pravi tim i ojačat ćete međusobnu energiju te zajedno unaprjeđivati tvrtku. To ne znači da se nikada nećete porječkati, ali pravi će tim kroz konflikt prolaziti s poštovanjem i ostati usredotočen na ono što je najbolje za tvrtku.