SASTANČENJE
Poslovni sastanci su vam dosadni – osvježite ih
Manager BiH 06 prosinca, 2023

 

Sastanci nikada nisu ni trebali biti dosadni, jednostrano izlaganje informacija s jedne i preuzimanje tih informacija s druge strane. 


Jedan od najboljih načina kako promijeniti poslovni i privatni život na bolje je nanovo osmisliti kako se održavaju poslovni sastanci. Trebali bismo preispitati svrhu, ciljeve i željene rezultate i usredotočiti se na samo iskustvo sastanaka – ne na organizaciju, već na ono što ljudi misle i kako se osjećaju na njima.

Zašto nam je većina sastanaka tako grozna? Većinom su to jednosmjerna izlaganja, gomilanje podataka bez stvarne komunikacije. Poslovni sastanci ponekad ne nude ništa inspirativno, samo natrpan ili neusmjeren plan. Jesmo li onda iznenađeni zbog toga što nas je više od 70 posto na takvim sastancima neangažirano i ravnodušno?

Održavanje sastanaka na daljinu tijekom pandemije, putem raznih alata za komunikaciju, kod mnogih je samo produbilo osjećaj izoliranosti i frustracije. Ljudi se žele osjećati povezanijima, više uključenima, a ne manje.


Zašto postoje sastanci?

Ako razlog nije da se bolje povežemo i da nas inspiriraju, koja je onda svrha? 

Sastanci bi trebali biti osmišljeni s namjerom, kao vrijeme i prostor za zajedničku izgradnju i nadogradnju, a ne samo kao dio svakodnevne rutine. Rad na daljinu otežao je suradnju, ali je stvorio i nove prilike. Vrijeme je da lideri ponovno osmisle koncept sastanaka.

Umjesto osiguravanja “izvršenja” i pokušaja održavanja komunikacije, što bi se desilo ako iskustvo bude fluidnije? Što ako sastanci uključuju pitanja koja nadahnjuju, razgovore koji povezuju ljude, potiču ih na suradnju i zajedničko stvaranje?

Većina vođa koji su nekada napredovali zahvaljujući prisutnosti u uredu sada imaju krizu identiteta. Kako mogu utjecati na ljude kao virtualni lideri? Kako organizirati sastanke koji će biti osvježavajući, kreativni i na kojima ćemo rado sudjelovati?


Sastanak kao kreativan razgovor

Za početak, osmislite sastanak kao kreativan razgovor. Sastanci nikada nisu ni trebali biti dosadni, jednostrano izlaganje informacija s jedne i preuzimanje tih informacija s druge strane. Kako da to promijenimo? Pretvorite sastanak u razgovor. Učinite ga tekućim – kao što je Bruce Lee jednom rekao: “Budi kao voda”. Podijelite osobne osjećaje, priče i usredotočite se na povezivanje. To će pomoći da se razdrma status quo. Osmislite sastanke tako da na njima razmjenjujete mišljenja i zajedno kreirate strategije. Dajte prostora ljudima da doprinesu i da izlože svoje ideje. Otvoren razgovor može ohrabriti vaš tim.

Pošaljite e-poštom prije sastanka pitanje koja će potaknuti razgovor. Postavite scenu za sastanak snažnim pitanjem koje ćete uputiti sudionicima prije sastanka, upitom koji potiče kreativnost. Nemojte samo poslati dnevni red. Pošaljite pitanje – i pratite kako se tim oko toga okuplja.


Usmjeravajte raspravu postavljanjem pitanja

Gradite atmosferu postavljanjem novih pitanja. Pitanja imaju podcijenjenu moć transformacije našeg razmišljanja i kvalitete naših razgovora. Koja biste si pitanja trebali postaviti kako biste doveli u sumnju svoje pretpostavke? Otvorite se preispitivanju svojih stavova, boljim pitanjima. Takvo vođenje usmjeri radna iskustva ljudi prema budućnosti, osnažujući njihovo iskustvo pitanjima koja ih spajaju s drugim ljudima.


Zatomite ego i otvorite prostor za suradnju

Ne radi se o tome da pokažete kako ste najpametnija osoba u sobi. Ne radi se ni o obrani ideja. Radi se o izgradnji mostova i povezivanju. Ne dopustite da vas ego vodi. Izgradite psihološki siguran, otvoren prostor u kojem će ljudi spremno podijeliti svoja iskustva i razmišljanja, prostor koji će omogućiti kreiranje novih, svježih pogleda.


Neka najbolje ideje pobijede

Takav pristup zahtijeva hrabrost i snagu. Najbolje kulture to dobro rade. Vodite se najvećim pitanjem: “Kako želimo da se ljudi osjećaju?”. Takav pristup dovodi ljude u središte kulture radnog mjesta, nije više riječ o kratkotrajnom programu ljudskih resursa kojeg je, eto, lijepo imati.

Svi smo bili na predugim sastancima nakon kojih smo osjećali isprazno. Kako to promijeniti?
Jedan tim viših menadžera u zreloj tehnološkoj tvrtki iz Silicijske doline planirao je virtualnu radionicu. U tome su im pomogli Chris Deaver i Ian Clawson. Menadžeri su htjeli odraditi sesiju od osam sati, što bi za većinu ljudi bilo veliko iskušenje s obzirom na njihovu energiju, pozornost i zdrav razum. Deaver i Clawson osmislili su tri jednostavne vježbe:

1) Osobna priča. Podijelite osobna iskustva temeljena na usponima i padovima u poslovnom životu. To je ljudima dalo priliku da uspostave nove veze unutar svog tima za koje nisu ni znali da postoje.

2) Retrospektiva. Podijelite što ste naučili iz prethodnih projekata, razmišljajući o tome što funkcionira, a što ne. To je ljudima pružilo priliku da se čuje njihov glas, što se nije dešavalo često.

3) Pogled u budućnost. Oblikujte zajedničku viziju budućnosti koristeći čistu maštu.

Svaka vježba trajala je jedan do dva sata. Priča je jednostavno “tekla”, što je omogućilo ljudima da stvaraju zajedno.

Hrabrost da ljudi kroz razgovor podijele i istraže duboko osobna iskustva pripremila je scenu za radionicu (na primjer: “Izgubili ste oca zbog raka? I ja sam izgubila svog prije mnogo godina.”). Zatim su shvatili što je u prošlosti funkcioniralo, a što nije. Voditelji su postavljali pitanja koja potiču na razmišljanje, a zaposlenici su dali svoj doprinos razmišljanjima. Kada se stiglo do posljednje vježbe, ljudi su bili spremni hrabro skočiti u budućnost. Zajedno su zamišljali kakva bi mogla biti budućnost njihovog rada. Postali su kreativni, surađivali su i pisali uzbudljive i ambiciozne “timske snove”. Osmislili su futurističke naslove u poslovnim medijima, odražavajući posao koji sada obavljaju sa zamišljenim ishodom za tri godine u budućnosti. Međusobno su dijelili i gradili ideje o tome kako to učiniti upravo to. Bilo je to čudesno.

Ozbiljno su pristupili izgradnji ideje o dizajniranju novih softverskih tehnologija koje bi se mogle integrirati s Teslom, kako bi postali partneri, o ključnim elementima potrebnim za pokretanje njihovih inovativnih napora i konkretnim radnjama koje bi svatko od njih mogao početi poduzimati odmah. To je značilo redovite, tjedne, zajedničke kreativne radionice na kojima su mogli dijeliti novosti i zajednički raditi. Mobilizirali su se kao tim kako bi se usredotočili na sljedeće korake kako bi sve to ostvarili. Nakon osam sati, iznenađujuće, ljudi su bili toliko uključeni u novu iskustvo da su htjeli nastaviti s radionicom. Probudio je to u njima novu energiju. Inicijatori radionice ocijenili su događaj vrlo uspješnim. Bilo je drugačije od svega čemu su ikada svjedočili.

Zaposlenicima se radionica svidjela. Osjećali su se međusobno povezanima. Radionica im je pomogla da uvide da, uz sukreativni način razmišljanja, mogu preoblikovati svoj pristup kako bi stvorili potpuno novo iskustvo. Otkrili su kako kreativno surađivati.


Tockanai | Manager.ba

Video
ASA BOLNICA
ASA Bolnica Sarajevo, februar 2024
MIRO RAGUŽ
Umjesto građevinskog inženjera postao pionir grafičkog dizajna
RASIM MEMAGIĆ, ALMA RAS D.O.O.
Brend iz Olova koji je krenuo u svijet